Het college stelt jaarlijks een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) op. Met de raad zijn in de Nota Rechtmatigheidsverantwoording afspraken gemaakt over de verantwoording en rapportagegrens. Deze grens bepaalt vanaf welke omvang afwijkingen, fouten, onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden bij de jaarstukken in deze paragraaf worden toegelicht.
De RMV is verbonden met het begrip financiële rechtmatigheid, de rechtmatigheid die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria:
De eerste zes criteria hebben ook betrekking op de getrouwheid van de jaarrekening en vallen onder de controlewerkzaamheden van de accountant en worden verantwoord in de accountantsverklaring. De laatste 3 criteria worden afgedekt door de RMV.
Het is belangrijk dat risicobeheersing ook ten aanzien van de RMV zoveel mogelijk is ingebouwd in de primaire processen (administratieve organisatie). Dit betekent dat controle- en beheersmaatregelen in het proces zelf plaatsvinden en worden uitgevoerd door de functionele clusters. Het management is verantwoordelijk voor de inrichting van de processen, controle op de naleving van de procesbeschrijvingen inclusief de daarin opgenomen controle- en beheersmaatregelen. Zij worden hierbij ondersteund door de adviseurs bedrijfsvoering en control.
De opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie worden -achteraf- getoetst door de medewerkers interne controle. Deze verbijzonderde interne controle op rechtmatigheid en het verslag hiervan dient als input voor de RMV in de jaarstukken.
In de jaarstukken 2025 zal een toelichting bij de RMV worden opgenomen. In deze toelichting zal in ieder geval worden ingegaan op de eventueel geconstateerde afwijkingen en de acties die het college onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Ook eventuele niet-financiële onrechtmatigheden worden opgenomen en toegelicht.